GoogleフォームからAZW3ファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

■概要

Kindleなどで利用されるAZW3ファイルを扱う際、閲覧や共有のためにPDFへ変換する作業に手間を感じることはないでしょうか。毎回オンラインツールを探して手作業でPDFへの変換を行うのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにAZW3ファイルが送信されるだけで、RPAが自動でPDFに変換しBoxへ格納します。面倒なファイル変換と保存作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 業務で扱うAZW3ファイルをPDFに変換して、クラウドで管理している方
• 手作業によるAZW3からpdfへのファイル変換とアップロードに課題を感じている方
• GoogleフォームとBoxを活用し、ファイル受付から格納までを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、AZW3からPDFへの変換とBoxへの格納が自動で実行され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、ファイル形式の間違いや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、送信されたファイル情報などを後続の処理で利用できるようにします。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたAZW3ファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サービスを操作し、ダウンロードしたAZW3ファイルをPDFに変換します。
6. 続けて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、RPAが操作したWebページ上から、変換されたPDFファイルのダウンロードURLなどを取得します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動させたい任意のフォームを指定してください。
• Google Driveでダウンロードするファイルは、ファイルIDを固定値で指定する、もしくは前段のフォーム回答情報から取得したIDを変数として設定することが可能です。
• RPA機能では、操作対象のWebサイトURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを、ご利用の環境に合わせて自由にカスタマイズできます。
• AI機能によるテキスト抽出では、RPAが操作した画面からダウンロードURLなど、抽出したい特定の情報を指定して取得することが可能です。
• Boxへファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として任意に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。