Zendeskで更新されたチケット情報をMicrosoft Excelに同期する

■概要

Zendeskで管理している顧客サポートの情報を、都度Microsoft Excelの管理表に手作業で転記していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zendeskでチケットが更新されると、即座にMicrosoft Excelのレコードへ同期されるため、こうした定型業務を自動化し、データの正確性を保ちながら作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskのチケット情報をMicrosoft Excelで管理しており、手作業での更新に課題を感じている方
• 顧客サポートの対応状況をチームで共有するため、ZendeskとMicrosoft Excelのデータ連携を効率化したい方
• 日々の定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskでチケット情報が更新されると、自動でMicrosoft Excelのデータが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記作業が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとZendeskをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。ここで更新したいファイルやシートを指定し、Zendeskから取得した情報をどのセルに反映させるかを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象としたいファイルのドライブIDやアイテムIDを任意で設定してください
• 更新する項目には、特定のテキストを固定値として入力するだけでなく、トリガーであるZendeskから取得したチケットIDやステータスなどの情報を変数として埋め込むといった柔軟な設定が可能です

■注意事項

• Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。