GoogleフォームでDOCファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する

‍■概要

日々の業務で発生するDOCファイルからPDFへの変換作業に、手間や時間を取られていませんか。
特に、手作業でのファイル形式の変更は、単純な作業でありながら見落としやミスが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにDOCファイルが送信されるだけで、RPAが自動でPDFに変換しOneDriveへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるDOCファイルからPDFへの変換業務を自動化したいと考えている方
• Googleフォームで受け取ったファイルを、手動でOneDriveへ格納している担当者の方
• ファイル形式の変換や格納作業でのミスをなくし、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル拡張子の変換から指定のOneDriveフォルダへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイル変換やアップロードのミス、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたDOCファイルをダウンロードします。
4. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してPDF形式へ変換する操作を自動化します。
5. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDはGoogleフォームの回答内容など、前のステップで取得した情報を変数として設定できます。
• RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや、操作したいボタンなどの要素を任意で指定することが可能です。
• AI機能を追加し、Googleフォームの回答内容からファイル名に使用するテキストを抽出するといったカスタマイズも行えます。
• OneDriveへのアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を固定値にしたり、前のステップで取得した情報を変数として設定したりできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。