フォームが送信されたら、XeroでContactsを作成しFreshsalesで連絡先を作成後にノートを追加する

■概要

Webサイトのフォームからお問い合わせがあった際に、CRMの「Freshsales」と会計ソフトの「Xero」の両方に手作業で顧客情報を登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、フォームが送信されると、「Xero」でのコンタクト作成と「Freshsales」での連絡先作成を自動化するため、二重入力の手間とミスを削減し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshsalesとXeroへのお問い合わせ情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
• フォームからのリード情報をFreshsalesとXeroで連携させ、一元管理したいと考えている方
• 顧客管理と会計処理の連携を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーにFreshsalesとXeroへ情報が自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Contactsを作成または更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容を紐付けます
4. 続けて、オペレーションでFreshsalesを選択し、「連絡先の作成」アクションを設定します
5. 最後に、再度Freshsalesのオペレーションで「ノートの新規作成」アクションを設定し、問い合わせ内容などの詳細情報を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、収集したい情報に合わせて任意で編集してください
• XeroでContactsを作成するアクションでは、フォームで取得した顧客情報（会社名、担当者名など）を活用して各項目を設定してください
• Freshsalesで連絡先を作成したり、ノートを追加したりするアクションでも同様に、フォームの入力内容を紐付けて設定を行ってください

■注意事項

• ‍‍Xero、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。