フォームが送信されたら、XeroでBillを作成しFreshsalesで取引を作成する

■概要

請求書発行や取引管理のために、様々なツールに同じ情報を何度も手入力する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに一度情報を入力するだけで、会計ソフトのXeroで請求書を作成し、同時にFreshsalesで取引を自動作成することが可能です。手作業によるデータ入力をなくし、FreshsalesとXero間の連携をスムーズに実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshsalesとXeroを併用し、請求書発行や取引登録を手作業で行っている方
• 顧客情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
• 営業から経理までの情報連携を効率化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの一度の入力でXeroでの請求書作成とFreshsalesへの取引登録が完了するため、データ入力にかかる時間を短縮できます
• 手作業による転記が不要になることで、金額や顧客情報の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書情報などを入力するためのフォームを設定します
3. 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Create Bill」アクションでフォームで取得した情報をもとに請求書を作成します
4. 次に、オペレーションでXeroの「Search Bills」アクションを設定し、作成した請求書の情報を検索・取得します
5. 最後に、オペレーションでFreshsalesを選択し、「取引の作成」アクションでフォームやXeroから取得した情報を紐づけて取引を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームのタイトルや、請求に必要な情報を取得するための質問項目は、実際の業務内容に合わせて自由に編集してください
• Xeroで請求書を作成するアクションでは、フォームで取得した顧客名や金額、支払期日などの情報を活用して各項目を設定します
• Freshsalesで取引を作成するアクションでは、フォームで取得した情報や、前のステップで作成したXeroの請求書情報を紐づけて設定してください

■注意事項

• ‍‍Xero、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。