BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Closeにコンタクトを作成する

■概要

Boxにアップロードされた名刺や契約書の情報を、手作業で顧客管理ツールであるCloseへ入力していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が文字情報を読み取り、Closeへコンタクトを自動で作成します。BoxとCloseの連携により、こうした手作業をなくし、業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管した名刺や書類の情報を、手作業でCloseへ転記している方
• BoxとCloseを連携させ、顧客情報の登録プロセスを自動化したいと考えている方
• 名刺情報のデータ化や入力業務にかかる時間と手間を削減したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでCloseへのコンタクト作成が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• OCR機能が情報を自動で読み取り連携するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」を設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングしてコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダを、任意のコンテンツIDで指定することが可能です
• Closeにコンタクトを作成するオペレーションでは、特定のリードに紐付けたい場合に任意のLead IDを設定できます

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■注意事項

• Box、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。