Microsoft Teamsに投稿された特定条件の内容をもとに、Closeにコンタクトを作成する

■概要

Microsoft Teamsの特定のチャネルに顧客情報が投稿されるたびに、手作業でCloseへ転記していませんか。この定型業務は、入力漏れやミスの原因となりやすく、対応の遅れにも繋がります。このワークフローは、Microsoft TeamsとCloseを連携させ、特定の投稿内容を検知して自動でCloseにコンタクトを作成します。手作業による転記作業をなくし、迅速かつ正確な顧客情報管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿を手作業でCloseに登録している営業担当者の方
• CloseとMicrosoft Teamsを連携させて、顧客対応を効率化したいチームの方
• 営業活動における情報入力の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにCloseへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとCloseをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿など、任意の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、Microsoft Teamsの投稿内容から氏名や会社名などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでCloseの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングしてコンタクトを自動作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視したいチームIDやチャネルIDを任意のものに変更して設定してください。
• 分岐機能では、「特定のキーワードを含む場合」や「特定のユーザーからの投稿の場合」など、コンタクト作成のトリガーとしたい条件を任意で設定できます。
• Closeでコンタクトを作成する際に、特定のLead IDに関連付ける場合は、任意のLead IDを指定して設定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。