Bitrix24でDealが作成されたら、Googleドキュメントを作成しテキストを追加する

■概要

Bitrix24で新しい案件が発生するたびに、報告書や提案書の雛形としてGoogleドキュメントを手作業で作成するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この定型的な作業は、時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Bitrix24に新しいDealが作成されると、Googleドキュメントのファイルを自動で作成するため、Bitrix24とGoogleドキュメントの連携における課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24での案件管理とGoogleドキュメントでの書類作成を行っている営業担当者の方
• Bitrix24とGoogleドキュメント間の情報転記作業に、手間や二度手間を感じている方
• 案件発生時のドキュメント作成を自動化し、営業活動の初動を迅速化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Bitrix24にDealが登録されると、自動でGoogleドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた書類作成の時間を短縮できます
• 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要となり、案件情報などの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「New Deal（新しいディールが作成されたら）」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
4. 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、必要な情報を追記します

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントでドキュメントを作成する際に、ドキュメントのタイトルを任意で設定してください。Bitrix24のトリガーで取得した案件名などの動的な情報をタイトルに含めることも可能です
• Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、本文の内容を自由に設定できます。Bitrix24から取得した顧客情報や担当者名などを組み合わせ、議事録や提案書のテンプレートとして活用してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項

• ‍‍Bitrix24、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。