OneDriveでファイルが作成されたら、OCRで文字を抽出しBitrix24でContactを作成する

■概要

OneDriveに保存された名刺や契約書などの書類から、都度Bitrix24へ情報を手入力する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした繰り返し行う手作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveとBitrix24を連携させ、指定したフォルダにファイルが作成されるだけで、OCRが文字情報を読み取りBitrix24のコンタクト情報を自動で作成するため、面倒なデータ入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した顧客情報をBitrix24へ手入力している方
• Bitrix24とOneDriveを連携させ、手作業による入力ミスをなくしたいと考えている方
• 名刺や書類からの顧客情報登録を効率化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルをアップロードするだけで、OCRが内容を読み取りBitrix24へ自動登録するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要となるため、Bitrix24とOneDrive間での情報登録における入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式など、後続の処理に進む条件を定めます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を読み取るアクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、処理を実行する条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、名刺や書類から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由に設定してください。
• Bitrix24でコンタクトを作成する際、OCRで取得したどの情報をどの項目に登録するかを任意でマッピングして設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDrive、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。