OneDriveでファイルが作成されたら、OCRで文字を抽出しBitrix24でLeadを作成する

■概要

OneDriveにアップロードされた申込書や請求書などの内容を、手作業でBitrix24へ転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、入力ミスといったヒューマンエラーの要因にもなり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveとBitrix24の連携を自動化し、ファイルが作成された際にOCR機能で内容を読み取り、Bitrix24にLeadとして自動で登録できるため、データ入力に関わる一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した書類の情報をBitrix24に手作業で登録している方
• Bitrix24とOneDriveを連携させ、書類を起点としたリード創出を自動化したい方
• 手作業によるデータ転記の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字抽出からBitrix24へのLead登録までが自動化され、データ入力の時間を短縮します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理を行うための条件を指定します。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Lead」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元にLeadを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、後続のアクションを実行する条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取ったファイルからどのテキスト項目を抽出するかを任意で設定してください。
• Bitrix24にLeadを作成する際、各項目に設定する値は、OCR機能で抽出した情報などを活用して任意に設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDrive、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。