Bitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送る

■概要

Bitrix24で新しい案件（Deal）を管理する際、都度Outlookを開いて手動で関係者にメールを送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は、対応の遅れや送信ミスに繋がることもあります。
このワークフローは、Bitrix24とOutlookを連携させることで、こうした課題を解消します。Bitrix24で新しいDealが作成されると、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24とOutlookを併用し、案件発生時の顧客連絡を手作業で行っている営業担当者の方
• 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いを防ぎ、対応の質を向上させたいチームリーダーの方
• 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Bitrix24でDealが作成されると自動でメールが送信されるため、Outlookを開いて手入力する時間を短縮し、本来の営業活動に注力できます。
• 手作業による連絡業務をなくすことで、メールの送信漏れや宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Dealの情報をもとにしたメールが自動で送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
• トリガーとなるBitrix24のアクションで取得した、顧客名や案件名、担当者情報などをメールの件名や本文に含めることで、個別最適化された内容を自動で送信できます。

■注意事項

• Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。