Outlookでメールを受信したら、添付ファイルをOCRで読み取りBitrix24でContactを作成する

■概要

Bitrix24とOutlookを連携して利用しているものの、メールで受け取った名刺や書類の情報を手作業でBitrix24へ転記する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした単純な入力作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをOCRが自動で読み取り、Bitrix24にContactとして自動登録するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した顧客情報をBitrix24へ手入力している営業担当者の方
• Bitrix24とOutlookを連携させ、顧客情報の登録を自動化したいと考えている方
• 日々の定型的な入力作業を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、Bitrix24へのContact登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りとデータ登録を行うため、手入力による転記ミスや連絡先の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、Bitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に連絡先を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能でテキストを抽出する際に、名刺や書類から会社名や氏名、電話番号など、どの情報を読み取るかを任意で設定してください。
• Bitrix24にContactを作成するオペレーションでは、OCR機能で抽出した値などを活用し、どのフィールドにどの情報を登録するかを設定してください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。