■概要
Outlookで受信する見積依頼や問い合わせメールの情報を、手作業でBitrix24に登録していませんか？こうした繰り返し行う業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスを招く原因にもなり得ます。
このワークフローは、特定のOutlookメール受信をトリガーとして、添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容を基にBitrix24でLeadを自動作成します。手作業によるデータ入力をなくし、迅速かつ正確な情報連携を実現することで、営業活動の初動をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を基に、Bitrix24へ手動でLead登録を行っている方
- Bitrix24とOutlook間のデータ転記作業における入力ミスや対応漏れをなくしたい方
- 定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な顧客対応に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にBitrix24のLeadが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
- OCR機能が添付ファイルの情報を正確に読み取り自動で登録するため、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定することで、フローを起動するメールを定めます
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルの内容をテキストデータとして抽出します
- 最後に、Bitrix24の「Create Lead」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を活用してLeadを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取る添付ファイルの中から、どの情報をテキストとして抽出するか（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で指定してください
- Bitrix24でLeadを作成するアクションでは、OCR機能で抽出したどの値をLeadのどの項目に反映させるか、といったマッピング設定を任意で行なってください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
’■注意事項
- Outlook、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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