Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Difyで要約しOutlookで通知する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで共有される請求書や議事録などのファイル、その内容を確認して要約し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、OCRでファイル内容をテキスト化し、Difyで要約を作成、その結果をOutlookで自動通知する一連の流れを構築します。DifyとOutlookを連携させることで、手作業による情報共有の手間を省き、迅速で正確なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで頻繁にファイル共有を行い、その後の処理を効率化したいと考えている方
• DifyなどのAIを活用して、文書の要約や情報整理を自動化し、業務の生産性を高めたい方
• Outlookでの定期的な通知業務を自動化し、コミュニケーションの漏れや遅延を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにファイルが投稿されると、Difyによる要約からOutlookでの通知までが自動で実行されるため、一連の確認・共有作業の時間を短縮します
• 手作業によるファイルの確認漏れや転記ミス、通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Dify、Outlook、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに投稿されたファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. その後、Difyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します
7. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、Difyで生成された要約内容を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたいファイルの形式に合わせて、請求書や契約書など、特定の項目を指定してテキストを抽出するよう任意でカスタムできます
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、メールの本文にDifyの要約結果などの前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft Teams、Outlook、Dify、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。‍