Gmailで受信したメール内容をDifyで要約し、Microsoft Excelに自動で追加する

■概要

Gmailで受信する大量のメール、その内容を一つひとつ確認し、Microsoft Excelに手作業でまとめる業務に時間を取られていませんか？この繰り返し作業は、重要な情報を見落とす原因にもなりかねません。
このワークフローは、特定のラベルが付いたGmailのメールをトリガーとして、その内容をAIチャットボットプラットフォームのDifyが自動で要約し、Microsoft Excelの指定したシートに内容を追加します。DifyとMicrosoft Excelを連携させることで、情報収集とデータ蓄積を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Difyを活用して、メールからの情報収集とMicrosoft Excelへの記録を自動化したい方
• 顧客からの問い合わせや報告メールをDifyで要約し、Microsoft Excelで一元管理したいと考えている方
• 日々の情報収集とデータ入力作業の効率化を目指すすべてのビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からDifyによる要約、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業での転記や内容把握にかかる時間を削減できます
• 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、要約時の情報の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Dify、Microsoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、対象のラベルを任意で指定します
3. 次に、オペレーションでDifyを選択し、「チャットメッセージを送信」アクションを設定して、受信したメール本文を要約するよう指示します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Difyが要約した内容を指定のファイルとテーブルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• Difyに送信するプロンプト（指示文）は自由にカスタマイズできるため、箇条書きでの要約や特定の情報の抽出など、目的に応じたアウトプットを得ることが可能です
• Microsoft Excelにレコードを追加する際、Difyの要約結果だけでなく、Gmailで取得した送信者アドレスや件名といった情報も、変数として各列に埋め込むことができます

■注意事項

• Microsoft Excel、Gmail、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。