Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Salesforceにリードを作成する

■概要

Gmailで受信するお問い合わせなどの重要なメールを手作業で管理していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたGmailのメールを受信した際に、内容を自動でSalesforceへリードとして登録できるため、リード管理の初動を効率化し、機会損失のリスクを低減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った問い合わせメールをSalesforceに手入力している営業担当の方
• メールからのリード登録漏れや対応遅れを防ぎたいインサイドセールスチームの方
• Gmailを活用したリード獲得プロセスを効率化し、営業活動を加速させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するだけでSalesforceへ自動でリード登録されるため、手作業での転記時間を削減できます
• システムが自動で処理を行うことで、メールからの情報入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」を設定し、自動化の起点となるメールを指定します
3. オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から氏名や会社名などを抽出します
4. 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングしてリードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを自動化の対象にするか、任意で設定が可能です
• AI機能によるテキスト抽出では、前段のトリガーで取得したメールの本文などを変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます
• Salesforceにリードを作成する際、どの項目にどのデータを登録するかを細かく設定でき、固定値や前段で取得した変数のマッピングが可能です

■注意事項

• Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。