Asanaの特定プロジェクトでタスクが作成・更新されたら、Intercomでコンタクトにノートを追加する

■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaと顧客対応プラットフォームのIntercom、両方を利用しているとタスクの進捗を顧客情報に手動で転記する手間が発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成や更新されるだけで、関連するIntercom上のコンタクトに自動でノートが追加されるため、手作業による情報連携の漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaのタスク情報をIntercomに手作業で転記しているカスタマーサポート担当者の方
• AsanaとIntercomを連携させ、顧客対応の履歴管理を効率化したいと考えている方
• 開発チームとサポートチーム間の情報共有をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスクが更新されると自動でIntercomに情報が同期されるため、転記作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での情報連携がなくなり、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報共有の精度を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとIntercomをYoomと連携します
2. トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Asanaのタスク内容からIntercomで検索する際に必要な情報を抽出します
4. 続けて、オペレーションでIntercomの「コンタクトを検索」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をもとに該当するコンタクトを特定します
5. 最後に、同じくIntercomの「コンタクトにノートを追加」アクションを設定し、特定したコンタクトにAsanaのタスク情報をノートとして追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で設定することが可能です
• Intercomでコンタクトを検索する際は、前のステップで取得したメールアドレスや名前などを変数として利用し、検索条件を柔軟に設定できます
• Intercomに追加するノートの内容は、固定のテキストだけでなく、Asanaのタスク名や詳細といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます

■注意事項

• Asana、IntercomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。