Capsule CRMでNew Taskが作成されたら、Outlookでメールを送る

■概要

Capsule CRMで新しいタスクを作成するたびに、関係者へOutlookでメール連絡を行う作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、連絡漏れや遅延の原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Capsule CRMとOutlookをスムーズに連携させ、タスク作成と同時に指定の宛先へメールを自動送信できます。これにより、連絡業務の効率化と確実性の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMでのタスク作成後、Outlookでのメール連絡を手作業で行っている方
• Capsule CRMとOutlookを連携させ、情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 顧客対応におけるタスク管理と連絡業務の自動化に関心があるチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Capsule CRMでタスクが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
• 手作業によるメールの送信漏れや宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task（新しいタスクが作成されたら）」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクション設定で、メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名は、任意の固定値や特定のメールアドレスを設定してください
• メールの本文には、トリガーで取得したCapsule CRMのタスク名や詳細情報などを組み込んで、動的な内容のメールを作成することが可能です

■注意事項

• ‍‍Capsule CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。