Outlookで特定の件名のメールを受信したら、テキストを抽出してCapsule CRMでPartyを作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせやリード情報を、手作業でCapsule CRMに登録する業務に手間を感じていませんか？
この作業は定期的でありながら、入力ミスや対応漏れが発生しやすい課題も抱えています。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しCapsule CRMにParty（連絡先）を作成するため、手作業による顧客情報の登録を自動化し、Capsule CRMとOutlookの連携における業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した顧客情報をCapsule CRMへ手入力している営業担当者の方
• Capsule CRMとOutlook間のデータ連携を自動化し、入力漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• 顧客情報の登録作業を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookの受信メールからCapsule CRMへのParty作成までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れを防ぎ、顧客情報の正確性を向上させることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCapsule CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいメールの件名を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、メール本文から氏名や会社名などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Party」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいPartyを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキスト抽出」では、メール本文からどのような情報（氏名、会社名、連絡先など）を抽出するか、抽出項目を任意で設定してください。
• Capsule CRMでPartyを作成する際に、前のステップで抽出した情報や任意の固定テキストなどを活用して、各項目への設定を行なってください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。