■概要

Capsule CRMで新しいタスクを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのDropboxフォルダを手作業で用意することに手間を感じていませんか。手作業ではフォルダの作成漏れや命名ミスが発生しがちであり、チームの情報共有にも影響を与えかねません。
このワークフローを活用すれば、Capsule CRMとDropboxをスムーズに連携でき、タスク作成をトリガーとして、関連するチームフォルダを自動で作成することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMでのタスク管理とDropboxでのファイル管理を連携させたいと考えている方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、それに伴うヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内のファイル管理方法を標準化し、業務の属人化を防ぎたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Capsule CRMでタスクが作成されると、Dropboxにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった人為的ミスを防ぎ、ファイル管理の品質を一定に保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成（チームフォルダ）」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「タスクを更新する」アクションを設定し、必要に応じてタスクのステータスなどを変更します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名はCapsule CRMのタスク名など、トリガーで取得した情報を用いて動的に設定してください。
• Capsule CRMのタスクを更新する際に、作成したDropboxフォルダのURLをタスク詳細に追記するなど、任意の内容で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Capsule CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Capsule CRMでTaskを作成する際、Additional Detail欄にフォルダ名を記載してください。
• Capsule CRMからAdditional Detailの内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443