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「Googleカレンダーで管理している顧客とのアポイント情報を、Capsule CRMにも毎回手入力している…」
「スケジュールと顧客情報を別々に入力するのが手間で、入力漏れやミスが発生してしまう…」
このように、GoogleカレンダーとCapsule CRMを併用する中で、二重入力の手間やヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、自動でCapsule CRMに関連情報が登録される仕組み</span>があれば、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとCapsule CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとCapsule CRMのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録作業を自動化できます。
これにより、入力の手間を削減し、転記ミスを防ぎ、よりスムーズな顧客管理とスケジュール管理を実現します。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、その内容をCapsule CRMにタスクとして手動で登録する作業は、時間がかかるだけでなく、入力漏れのリスクも伴います。
この連携を使えば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、<span class="mark-yellow">自動でCapsule CRMにタスクが作成される</span>ため、転記作業が一切不要になり、顧客対応のタスク管理を漏れなく効率的に行うことができます。
Googleカレンダーの予定の詳細欄に記載された参加者名や会社名といった情報を、Capsule CRMに新しい連絡先（Party）として登録する作業は、手作業では手間がかかります。
この自動化フローでは、予定情報から特定のテキストを抽出する処理を挟むことで、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを自動で抜き出し、Capsule CRMに新しい連絡先として登録できる</span>ため、手作業による手間を削減し、正確な顧客情報の管理が可能です。
それでは、実際にGoogleカレンダーとCapsule CRMを連携したフローを作成していきましょう。
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Capsule CRM
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Capsule CRMでTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
Capsule CRMとYoomのマイアプリ登録
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Capsule CRMを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Site address」を入力します。
既にログインしている場合、アドレスが入っているのでそのまま「continue」をクリックしましょう。
以下の画面から「Allow」をクリックし、Capsule CRMのアプリ連携は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリック。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認してください。
はじめに1つ目の工程をクリック。
ここではGoogleカレンダーに予定が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択しましょう。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで、テスト用にGoogleカレンダーに予定を作成します。
なお、作成する内容は架空の情報でOKです。
この後にキーワードを指定するため、キーワードになる文言を入力するよう注意してください。
(このテストでは「ミーティング」という文言をキーワードにします)
Yoomの画面に戻り、カレンダーIDのフィールドをクリックします。
連携するカレンダーIDを選択してください。
種別と検索キーワードを任意で設定します。
今回は、検索キーワードを「ミーティング」にしましたが、ここには先ほど作成した予定のキーワードを入力しましょう。
全て入力したら「テスト」をクリック。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値については、ヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリック。
前項で取得した値から、Capsule CRMでTaskを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしてください。
「Task Description」には、前項で取得した値から「予定のタイトル」と「説明」を選択。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！
なお、定型文を自由にカスタマイズすることも可能です。
同様に「Due On」には取得した値から「開始日時」を選択しましょう。
今回は必須項目のみ入力しましたが、運用内容に合わせて他の項目も入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、Capsule CRMにはTaskが作成されていますね！
Capsule CRMでTaskが作成されたことを確認したら、Yoom画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Capsule CRMでTaskを作成する方法は以上です。
今回はGoogleカレンダーからCapsule CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCapsule CRMでのアクションをきっかけにGoogleカレンダーへ情報を連携したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Capsule CRMに新しい連絡先（Party）を登録した後に、改めてGoogleカレンダーを開いて打ち合わせなどの予定を手動で作成する手間を省きたい場合に、この連携が役立ちます。
新しい連絡先が登録されたことをトリガーに、<span class="mark-yellow">自動で関連する予定をGoogleカレンダーに作成できる</span>ため、スケジュール調整の手間を削減し、迅速なアポイント設定が可能です。
Capsule CRMで作成したタスクを、Googleカレンダーにも登録してスケジュールを一元管理したいというニーズに応える連携です。
Capsule CRMでタスクが作成されると、<span class="mark-yellow">自動的にGoogleカレンダーにも予定として登録される</span>ため、タスクの締め切りや対応予定をカレンダー上で視覚的に管理でき、対応漏れを防ぎます。
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーやCapsule CRMのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
予定作成や会議リンクの共有を自動化すると、手動での更新作業から解放され、効率的にスケジュール管理が可能です。
たとえば、Googleカレンダーで予定が作成されると、自動的にSlackで通知したり、Google Meetのリンクを共有するフローを作成することができます。
これにより、チームメンバーへの連絡や会議の準備がスムーズになり、時間の節約にも繋がるでしょう。
Capsule CRMで新しいタスクが作成されると、Microsoft TeamsやGmailなどの通知ツールと連携し、チームや関係者に素早く情報を提供できます。
これにより、対応漏れを防ぎ、顧客対応やチーム内での連携がスムーズになるでしょう。
また、MailchimpやXeroとの連携で、購読者の管理や注文処理を効率的に行うことが可能です。
GoogleカレンダーとCapsule CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">二つのツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は顧客情報とスケジュール情報を常に最新の状態で同期させることができ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もっと細かい条件で連携対象を絞り込めますか？
A：トリガーアクションの後に「分岐」アクションを追加し、特定の条件に当てはまる場合のみ、次のアクションが起動するように設定できます。
例えば、「特定の参加者の名前のみ後続のフローに進む」といった条件を設定することも可能です。
「分岐」について詳細はこちらもご覧ください。
なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：チームの共有カレンダーも連携対象にできますか？
A：可能です！
Googleカレンダーのアプリ連携で、対象としたい共有カレンダーのアカウントを選択し連携してください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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