Dropboxの特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら、Capsule CRMでTaskを作成する

■概要

Dropboxに保存した顧客関連のファイルを、手動でCapsule CRMのタスクに紐付けている、といった作業に手間を感じていませんか。
このような定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れといったミスにも繋がりかねません。

このワークフローを活用すれば、DropboxとCapsule CRMを連携させ、特定のフォルダにファイルが追加されたタイミングで、自動でCapsule CRMにタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとCapsule CRMの両方を利用し、ファイル管理やタスク登録を手作業で行っている方
• ファイル更新時のタスク作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• 日常的なSaaS間の連携作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが作成・更新されると自動でCapsule CRMにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるタスクの登録漏れや、関連情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでCapsule CRMを選択し、「Create Task」アクションを設定することで、トリガーで取得したファイル情報をもとにタスクが自動で作成されます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値で指定してください
• Capsule CRMのタスク作成オペレーションでは、タスクの説明欄や期日などに、前のステップで取得したファイル名や作成日時といった情報や、任意のテキストを組み合わせて設定してください

■注意事項

• ‍‍Dropbox、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。