Dropboxの特定のチームフォルダ内でファイルが作成または更新されたら、Capsule CRMでTaskを作成する

■概要

Dropboxのチームフォルダで顧客関連のファイルを管理し、関連タスクをCapsule CRMで管理しているものの、ファイルが更新されるたびに手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。また、手作業によるタスクの作成漏れは、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxとCapsule CRMの連携を自動化し、特定のフォルダでファイルが作成・更新されると、Capsule CRMにタスクが自動で作成されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとDropboxを日常的に利用し、手作業での情報連携に手間を感じている方
• Dropboxでのファイル更新時に、Capsule CRMへのタスク作成漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 顧客関連のファイル管理とタスク管理の効率化を目指している営業やカスタマーサポートの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxのファイル操作をきっかけに、Capsule CRMのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を削減できます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら（チームフォルダ）」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでCapsule CRMを選択し、「Create Task」アクションを設定し、タスクの作成処理を自動化します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいチームフォルダのパスやファイル名を任意の値で設定してください。
• Capsule CRMでタスクを作成するオペレーションでは、トリガーで取得したファイル名などの動的な値や任意のテキストを組み合わせて、タスクの内容を自由に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。