■概要
Apolloで収集したリード情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Apolloで新しいコンタクトが作成された際に、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行を追加できます。ApolloとExcel間でのデータ連携を自動化し、手作業による手間を削減することで、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Apolloで獲得したリード情報をMicrosoft Excelで管理しており、手入力に手間を感じている営業担当者の方
- ApolloとExcelを用いたリード管理プロセスを自動化し、業務効率を改善したいマーケティング担当者の方
- 営業データの正確性を高め、チーム全体の生産性向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloでコンタクトが作成されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を削減することができます。
- 手作業でのデータ移行が不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したコンタクト情報をもとに後続の処理を行う条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定のファイルへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Apolloから取得したコンタクトの役職や業界などの情報をもとに、「特定の役職が含まれていたら」といったように、後続の処理を実行する条件を任意に設定可能です。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際に、どの列にApolloから取得したどの情報（会社名、氏名、メールアドレスなど）を割り当てるかを自由に設定できます。また、固定のテキストを設定することも可能です。
■注意事項
- ApolloとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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