Salesforceで商談が指定のフェーズになったら、Dropboxにフォルダを作成する

■概要

Salesforceで商談が特定のフェーズに進むたびに、手作業でDropboxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーとして、関連するフォルダをDropboxへ自動で作成することが可能になり、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDropboxを日常的に利用しており、手作業での連携に課題を感じている営業担当者の方
• 顧客ごとの資料や契約書をDropboxで管理しており、フォルダ作成の自動化で業務を効率化したい方
• Salesforceの商談データを基にしたフォルダ管理を徹底し、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談フェーズが更新されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を均一化することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとDropboxをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトが登録または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談フェーズになった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意の場所にフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した商談フェーズなどの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を任意で設定することが可能です
• Dropboxのフォルダ作成オペレーションでは、作成先のフォルダを指定したり、Salesforceから取得した商談名や取引先名を変数としてフォルダ名に設定したりするなど、柔軟なカスタムができます

■注意事項

• Salesforce、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。