Dropboxにファイルが追加されたら、Salesforceのレコードにファイルを紐づける

■概要

SalesforceとDropboxを日常的に利用する中で、顧客に関連するファイルを都度Salesforceのレコードへ手動で紐づける作業に手間を感じていませんか。特に契約書や請求書などの重要書類の管理は、ミスなく迅速に行う必要があり、手作業では負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、関連するSalesforceレコードへ自動でファイルが紐付けられるため、こうしたファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDropboxを併用し、ファイルの手動アップロードに手間を感じている方
• 顧客関連の書類をDropboxで管理しており、Salesforceとの連携を効率化したい方
• Salesforce上のファイル管理を自動化し、入力漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動でSalesforceのレコードに紐づくため、これまで手作業で行っていたファイルアップロードの時間を短縮します
• 手動でのファイル連携時に起こりがちな、アップロード忘れやレコードの紐付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 続いて、AI機能の「テキスト抽出」を用いて、ファイル名などからSalesforceのレコードを特定するための情報を抽出します
5. 次に、Salesforceの「レコードを取得する」アクションで、抽出した情報をもとに紐付け対象のレコードを検索します
6. 最後に、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」でファイルをアップロードし、「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」した上で、「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを設定し紐付けを完了させます

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください
• Salesforceの「レコードを取得する」アクションでは、どのような条件でレコードを検索するかを自由に設定できます。ファイル名から抽出した顧客名を変数として利用したり、固定値を設定するなど、業務に合わせたカスタマイズが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Dropbox、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。