Dropboxに追加されたファイルをOCRし、Salesforceにレコードを追加する

■概要

Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、手作業でSalesforceに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、その情報を基にSalesforceへ新規レコードを追加します。手作業によるデータ入力を自動化することで、SalesforceとDropbox間の連携を円滑にし、業務効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDropboxを併用し、二重入力の手間を解消したいと考えている方
• 紙の書類やPDFファイルを扱うことが多く、手入力によるミスを減らしたいと考えている方
• 書類の情報をSalesforceに集約し、データ管理を効率化したいと考えているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加を起点にSalesforceへのレコード追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• OCRによる自動テキスト抽出とデータ転記により、手入力で発生しがちな転記間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでYoomに搭載されているOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にレコードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、請求書番号や会社名、金額など、対象ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です
• Salesforceへのレコード追加では、OCRで抽出した情報を変数として埋め込むだけでなく、特定の項目に固定値を入力するなど柔軟に設定できます

■注意事項

• Dropbox、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。