Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

Salesforceで管理している商談情報にあわせて、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しい商談が登録されると、Microsoft SharePointに自動で関連フォルダが作成されるため、手作業による情報連携の手間や、フォルダの作成漏れといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理を効率化したい営業担当者の方
• 手作業によるデータ連携で発生する入力ミスや、作業の属人化に課題を感じている方
• 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録を起点に、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動で処理が実行されるため、フォルダの命名規則の統一や作成漏れの防止に繋がり、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名や作成先のサイト、パスなどを任意に設定できます。
• フォルダ名には、Salesforceのトリガーから取得した「商談名」や「取引先名」といった情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。