Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードにファイルを紐づける

■概要

SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する中で、一方に保管したファイルをもう一方の関連情報に手作業で紐付ける作業に手間を感じていませんか。例えば、Microsoft SharePointにアップロードされた契約書や申込書を、該当するSalesforceの顧客レコードに一つずつ添付するのは、時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを利用することで、SalesforceとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、手作業による更新作業の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft SharePointを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
• 手作業でのファイル添付やデータ転記による入力ミス、更新漏れをなくしたいと考えている方
• 営業部門や管理部門で、顧客関連書類の管理業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、Salesforceへの紐付けが自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付間違いや、関連レコードの更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. オペレーションのAI機能で、ファイル名などからSalesforceの検索に必要な情報を抽出します。
5. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、紐付け先のレコードを特定します。
6. 最後に、Salesforceの各種アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを該当レコードにアップロードして紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceでファイルを紐付けるレコードを検索する際に、検索条件を柔軟に設定できます。例えば、特定の顧客名を固定値として設定したり、トリガーとなったファイル名に含まれる情報（顧客IDなど）を変数として利用し、動的に検索対象を指定したりすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。