■概要
カスタマーサポートでZendeskをご利用の際に、問い合わせ内容をAsanaでタスク管理しているチームは多いのではないでしょうか。しかし、チケットが作成されるたびに手動でAsanaにタスクを転記する作業は、手間がかかる上に転記漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、ZendeskとAsanaの連携が自動化され、新しいチケットの作成をトリガーにAsanaへ自動でタスクを追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskでの問い合わせ対応と、Asanaでのタスク管理を両立しているカスタマーサポート担当者の方
- ZendeskとAsana間の情報連携を手作業で行っており、対応漏れや転記ミスなどの課題を感じている方
- 問い合わせからタスク実行までのフローを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、タスクの作成漏れや情報の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、対応品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとAsanaをYoomに連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケットの件名や優先度など特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Zendeskから取得したチケット情報をもとにタスクを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskを連携する際に、ご利用のサブドメインを任意で設定してください
- 分岐機能では、Zendeskから取得したチケットの件名や優先度といった情報をもとに、後続の処理に進むための条件を自由にカスタマイズすることが可能です
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、Zendeskのチケット情報を引用し、タスク名や説明、担当者といった各項目を任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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