Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、要約してTwilioにSMS送信する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメールの中から、重要なものだけをすぐに確認するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に外出先などでは、メールの見逃しや確認の遅れが発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、内容をAIが自動で要約しTwilio経由でSMS通知が可能です。手作業での確認作業から解放され、重要な情報を迅速に把握できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとTwilioを連携させ、顧客からの重要な問い合わせを即時に関係者へ通知したい方
• サーバーからのアラートなど、Gmailに届く緊急性の高いメールの見逃しを防ぎたいシステム管理者の方
• SMSを活用した情報伝達の仕組みを、ノーコードで手軽に自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した重要メールの内容が要約されてSMSで届くため、メールボックスを確認する手間を省き、情報把握までの時間を短縮します
• 自動でSMS通知が実行されるため、大量のメールに埋もれて重要な連絡を見逃すといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTwilioをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約するように設定します
4. 最後に、オペレーションでTwilioの「SMSを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定の電話番号に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• TwilioでSMSを送信するアクションでは、通知を送りたい先の電話番号を任意で設定することが可能です
• SMSの本文には、固定のテキストだけでなく、Gmailの件名やAIによる要約結果など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます

■注意事項

• Gmail、TwilioのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。