■概要
OneDriveに格納した名刺や請求書などの書類情報を、手作業でCRMに入力する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をもとにCloseへ新しいリードとして自動で作成します。OneDriveとCloseを連携させることで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとCloseを活用しており、手作業でのデータ入力に手間を感じている営業担当者の方
- 書類からのデータ転記作業を自動化し、チームの生産性向上を目指すマネージャーの方
- 手作業による入力ミスをなくし、Closeの顧客データ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、Closeへのリード作成までが自動化されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとCloseをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下で処理を進めるように設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、抽出した情報を元にリードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定で、名刺や請求書など、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定してください
- Closeの「Create Lead」の設定で、AI-OCRで抽出したどの情報をCloseのどの項目に紐付けて登録するかを任意で設定してください
■注意事項
- OneDriveとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
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