■概要
OneDriveに保存された名刺や書類の情報を、手作業でCRMツールのCloseへ入力する作業に手間を感じていませんか。
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されると、AI-OCRが文字情報を読み取り、自動でCloseにリード情報として登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとCloseを連携させ、手作業による顧客情報の入力を効率化したいと考えている営業担当者の方
- ファイル管理や顧客管理の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいチームリーダーの方
- 手入力による転記ミスをなくし、正確なデータに基づいた営業活動を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をきっかけにCloseへのリード作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとCloseをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルの場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、抽出した情報を基にリードを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。また、分岐機能では、処理を実行するファイルの条件（ファイル名や拡張子など）を任意で設定することが可能です。
- Closeでリードを作成する際に、OCR機能で抽出したどの情報をリードのどの項目（会社名、氏名、連絡先など）に登録するかを任意で設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OneDriveとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
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