Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Apolloでコンタクトを作成する

■概要

営業活動でApolloとGmailを併用しているものの、受信したメールの内容を手作業でApolloに登録する業務に手間を感じていませんか？手動での情報入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメール情報をもとにApolloへ自動でコンタクトを作成できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な営業活動に時間を充てることが可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• ApolloとGmailを連携させ、セールス活動の効率化を目指している営業担当者の方
• Gmailで受け取った見込み顧客の情報をApolloへ手入力しており、手間を感じている方
• 営業チームの定型業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でApolloへコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を削減できます。
• 手作業による情報入力が不要になることで、連絡先の登録間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ApolloとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むように設定します。
4. 次に、オペレーションで「テキスト抽出機能」を設定し、受信したメール本文からコンタクト作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• フローの途中に設定されている分岐機能の条件は、ユーザーの運用に合わせて任意で設定が可能です。例えば、「メール本文に特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を実行する」といったように、柔軟な条件設定によって、意図しないコンタクト作成を防ぐことができます。

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■注意事項

• Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。