■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせチケットに関連するファイルを、手動でDropboxにフォルダを作成して管理していませんか？チケットごとにフォルダを作成する作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、ZendeskとDropboxの連携が自動化され、特定のチケットが作成された際に自動でDropboxにフォルダを作成できるため、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとDropboxを併用し、チケット関連のファイル管理を手作業で行っている方
- Zendeskのチケット情報に基づいたDropboxのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- カスタマーサポート業務における定型作業を効率化し、対応品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると、Dropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ作成時に発生しがちな、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のパスにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、特定の件名や説明文に含まれるキーワードなどを条件に設定することで、特定のチケットが作成された場合のみフォルダを作成するといった制御が可能です。
- Dropboxのフォルダ作成オペレーションでは、作成先のフォルダパスを任意で設定できます。固定のパスだけでなく、Zendeskから取得したチケット情報などを変数としてパスに含めることも可能です。
■注意事項
- Zendesk、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能（オペレーション）やアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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