Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zendeskでチケットを作成する

■概要

Zendeskでの顧客サポート業務において、Dropboxに保存された関連ファイルの確認や連携に手間を感じていませんか。
手動での情報確認やチケット作成は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因になりかねません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のファイルがアップロードされるとZendeskのチケットが自動で作成されるため、こうしたファイル管理にまつわる課題をスムーズに解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとDropboxを併用し、ファイル管理と顧客対応の連携に課題を持つ方
• 手作業によるチケット作成を自動化し、サポート業務の初動を迅速化したい担当者の方
• ファイルのアップロードを起点とした、問い合わせ対応の効率化を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルがアップロードされると自動でZendeskのチケットが作成されるため、手作業での起票や確認作業の時間を短縮します。
• ファイルアップロード後のチケット作成が自動化されることで、起票漏れや情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、必要な情報を入力してチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダのファイルを検知対象とするか、任意のフォルダパスやファイル名を設定してください。
• Zendeskのチケット作成オペレーションでは、件名や詳細に固定のテキストを入力したり、トリガーで取得したファイル名などの情報を埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Dropbox、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。