Dropboxにファイルがアップロードされたら、Zendeskの関連チケットへコメントを追加する

■概要

Zendeskで顧客対応を行う際、関連ファイルをDropboxで管理していると、ファイルアップロード後のチケットへの通知やコメント追加が手作業になりがちで、手間がかかるだけでなく更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、ファイル名からチケット情報をAIが自動で抽出し、Zendeskの関連チケットへコメントを自動で追加するため、こうした連携作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとDropboxを併用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
• ファイルアップロード後のZendeskへのコメント追加を自動化し、対応漏れを防ぎたい方
• カスタマーサポート業務における定型的な作業を減らし、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点にZendeskのチケットへ自動でコメントが追加されるため、手作業での通知や情報更新にかかる時間を短縮します。
• ファイル名やチケット番号の転記ミス、コメントの追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとZendeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」を選択し、アップロードされたファイル名からチケットIDなどの情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「既存チケットへコメントを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基に関連チケットへコメントを追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダパスやファイル名を任意に設定することが可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、ファイル名の命名規則に合わせてチケットIDなど、後続の処理で必要となる情報を抽出するように設定してください。
• Zendeskへのコメント内容は、固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得したファイル情報などを変数として埋め込むことが可能です。また、コメントの種別を「パブリック返信」か「社内メモ」から選択できます。

■注意事項

• Dropbox、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。