Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Google Chatに通知する

■概要

Zendeskで作成される顧客からの問い合わせチケットを、手作業で確認し関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要なチケットの見落としや、対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定の条件に合致したチケットが作成された際に、自動でGoogle Chatへ通知を送ることが可能です。ZendeskとGoogle Chatをスムーズに連携し、顧客対応の初動を迅速化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskのチケット情報を、Google Chatを活用して迅速にチームへ共有したい方
• 手作業による通知連絡の手間を削減し、カスタマーサポート業務の効率化を目指す担当者の方
• 重要な問い合わせの見落としを防ぎ、顧客対応のスピードと品質を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskでチケットが作成されると自動でGoogle Chatに通知されるため、手作業での連絡の手間を省き、迅速な情報共有が実現します。
• システムによる自動通知なので、重要な問い合わせの見落としや担当者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 続いて、オペレーションでZendeskの「ユーザー情報を取得」アクションを設定し、チケット起票者の情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、通知対象とするチケットの条件を任意に設定できます。例えば、優先度、件名または説明文に含まれる特定のキーワードの有無などで、後続の処理に進むかどうかを判断させることが可能です。
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できるほか、メッセージ本文にZendeskで取得したチケットの件名や起票者名などの情報を変数として埋め込み、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Zendesk、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、Zendeskとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能（オペレーション）やアプリを使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。