Boxで特定のファイルがアップロードされたら、Zendeskのチケットのコメントにファイルを添付する

■概要

Boxにアップロードされたファイルを、手作業でZendeskのチケットに一つひとつ添付する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、ファイルの添付漏れや、誤ったチケットに添付してしまうといったミスを引き起こす可能性もあります。

このワークフローを活用することで、BoxとZendeskをスムーズに連携させ、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でZendeskチケットのコメントにファイルが添付される仕組みを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとZendeskを併用し、顧客対応や情報共有を行っているカスタマーサポート担当者の方
• ファイルの手動添付による作業時間やヒューマンエラーを削減したいチームリーダーの方
• SaaS間の連携を通じて、部署全体の業務プロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Zendeskへのファイル添付までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、異なるチケットへの添付ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、特定のファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 続けて、オペレーションでZendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。
6. 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
• 分岐機能では、Boxから取得したファイル名やファイル形式などの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Zendeskへのファイル添付オペレーションでは、前のステップで取得した情報を引用し、ファイルを添付するチケットIDなどを任意に設定できます。

■注意事項

• Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。