Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、CopperにPersonを作成する

■概要

Boxにアップロードした名刺などの書類情報を、手作業でCRMツールであるCopperへ転記する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、CopperとBoxを連携させることで、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、CopperへPerson（連絡先）として新規登録する処理を自動化します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• CopperとBoxを連携させ、顧客情報の登録業務を効率化したいと考えている方
• Boxに保存された名刺や書類から、Copperへのデータ入力を自動化したい営業担当者の方
• 手作業によるデータ転記をなくし、入力ミスや登録漏れを防ぎたいチームリーダーの方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからCopperへの登録までが自動化され、データ入力の時間を削減できます
• 手作業での転記が不要になるため、連絡先情報などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、CopperとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
5. 続いて、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Copperの「Create Person」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいPerson（連絡先）を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、任意の条件を設定可能です。例えば、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行する、といった設定ができます

‍

■注意事項

• Box、CopperのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。