■概要
Outlookで受信したお問い合わせや顧客情報を、手作業でCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から自動でCopperにPerson（連絡先）を作成できます。CopperとOutlookのスムーズな連携で、顧客管理の初動を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客情報を手動でCopperに登録しており、手間を感じている方
- Copperへのデータ入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客管理の精度を高めたいと考えている方
- Outlookからの問い合わせ対応を迅速化し、営業活動を効率的に進めたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、自動でCopperへPersonが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CopperとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、メールの本文や件名から名前や会社名など、Copperへの登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでCopperの「Create Person」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けてPersonを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、「新規問い合わせ」フォルダなど、特定のメールフォルダIDを任意で設定できます。これにより、特定のフォルダに受信したメールのみを対象としてワークフローを起動させることが可能です。
■注意事項
- Outlook、CopperのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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