Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

■概要

Microsoft SharePointでファイルを管理し、FreshserviceでITサービス管理を行っているものの、手作業でのチケット作成に手間を感じていませんか？ファイルが追加されるたびに手動でチケットを作成する作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとFreshserviceの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると自動でチケットが作成されるため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとFreshservice間の手作業での情報連携に課題を感じている担当者の方
• 社内のファイル管理とITサービス管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• freshserviceとsharepointの連携により、チケット作成の対応漏れや遅延を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でFreshserviceのチケットが作成されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのチケット起票や情報転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshserviceとMicrosoft SharePointをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみフローが実行されるように設定する
4. 最後に、オペレーションでFreshserviceの「チケットを作成」アクションを設定し、Microsoft SharePointから取得した情報をもとにチケットを作成する

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの作成時のみフローを起動するなど、実行条件を柔軟にカスタマイズできます。
• Freshserviceで作成するチケットの件名や本文には、トリガーで取得したファイル名などの情報を引用して、動的に設定することが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。