Microsoft Teamsで受信した特定条件の内容をもとに、Bitrix24にContactを作成する

■概要

Microsoft Teamsに届く問い合わせや連絡事項を、都度Bitrix24に手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで受信した特定のメッセージをトリガーとして、Bitrix24に自動でContactを作成することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。Bitrix24とMicrosoft Teamsの連携を自動化し、顧客管理の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで顧客対応を行い、その内容をBitrix24で管理している方
• Bitrix24とMicrosoft Teams間の情報転記に手間を感じ、自動化したいと考えている方
• 連絡先の登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理の精度を高めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージ受信をきっかけにBitrix24へ自動でContactが作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による転記がなくなることで、連絡先の登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションで「テキスト抽出機能」を利用し、Microsoft Teamsのメッセージから必要な情報（氏名や連絡先など）を抽出します
5. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいContactを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。これにより、特定のチャネルのメッセージのみを自動化の対象にできます
• 分岐機能では、「特定のキーワードが含まれていたら」といった、任意の条件を設定してください。これにより、全てのメッセージではなく、必要な情報のみをBitrix24に登録できます

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■注意事項

• Microsoft Teams、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。