Zoho CRMで取引先が作成されたら、Googleドキュメントで書類を発行する

■概要

Zoho CRMに新しい取引先情報を登録するたびに、Googleドキュメントで関連書類を作成する作業は、手間がかかり非効率に感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMの取引先データを基にGoogleドキュメントでの書類発行を自動化できます。手作業による転記ミスを防ぎ、定型的な書類作成業務の負担を減らすことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMへの情報登録後、Googleドキュメントでの書類作成を手作業で行っている方
• Zoho CRMとGoogleドキュメント間のデータ転記に手間やミスを感じている方
• 顧客管理から書類発行までの一連のフローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMに取引先が作成されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた書類作成の時間を短縮できます
• Zoho CRMの情報を正確にGoogleドキュメントへ反映するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」を設定し、作成された取引先の詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得した取引先情報の中から、書類発行に必要なテキストデータを抽出します
5. 最後に、オペレーションで書類発行機能を設定し、抽出したデータを用いてGoogleドキュメントで書類を発行します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるテキスト抽出では、Zoho CRMから取得した取引先情報の中から、書類に記載したい項目（会社名や担当者名など）を任意で設定できます
• 書類発行オペレーションでは、ご利用のGoogleドキュメントの雛形テンプレートを指定し、AIが抽出した値を任意の箇所に差し込めます。また、発行される書類のファイル名や保存先のフォルダも自由に設定可能です

■注意事項

• Zoho CRM、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。