Outlookでメールを受信したら、Intercomに会話を作成する

■概要

顧客からの問い合わせメールをOutlookで受信し、Intercomへ手作業で転記する業務は手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。
特に、カスタマーサポート業務では迅速かつ正確な対応が求められるため、こうした手作業は大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでIntercomに自動で会話が作成されるため、カスタマーサポートの自動化を推進し、対応品質の向上に繋げることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとIntercomで顧客対応を行い、手入力に手間を感じている方
• カスタマーサポートの対応漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
• カスタマーサポートの自動化を実現し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信した際、自動的にIntercomへ会話が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報入力が不要になることで、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質維持に貢献します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、IntercomとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでIntercomの「コンタクトを検索」アクションを設定し、受信したメールアドレスからコンタクト情報を検索します
4. 最後に、オペレーションでIntercomの「会話を作成」アクションを設定し、検索したコンタクト情報とメールの内容を元に会話を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することが可能です。これにより、「受信トレイ」全体ではなく、「問い合わせ」などの特定フォルダに届いたメールのみを自動化の対象とすることができます。

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■注意事項

• Intercom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。