Salesforceで商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら、契約書を作成して送信する

■概要

Salesforceで管理している商談が成立した後、契約書などのPDFを作成して送付する作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報転記は、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談レコード登録をきっかけに、契約書のPDF作成からメールでの自動送信までを完結させることができ、一連の業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談情報をもとに、手作業でPDFの契約書を作成・送付している営業担当者の方
• 転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
• 契約締結までのプロセスを自動化し、より迅速な顧客対応を実現したいと考えているチームの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceに商談が登録されると自動で書類が送信されるため、PDF作成やメール送付などの手作業に費やしていた時間を短縮できます
• システムがSalesforceの正確な情報をPDFに反映するため、手作業による金額や宛名の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」を設定し、商談に関連する取引先などの詳細情報を取得します
4. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報を用いて契約書などのPDFを作成します
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで書類を発行する設定では、契約書などの雛形となる任意のスプレッドシートのファイルIDや、作成したPDFの格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを指定できます
• Salesforcedeでは、利用環境に合わせたマイドメインURLの設定や、取得したいレコード参照先のオブジェクトを任意で設定することが可能です

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■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。