Sansanで名刺情報が登録されたら、CSVファイルを作成する

■概要

Sansanに登録された名刺情報を定期的にリスト化し、CSVファイルとして手作業で出力する業務は手間がかかるのではないでしょうか。また、手動での作業は更新漏れや関係者への共有忘れといったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに新しい名刺が登録されるたびに、CSVを自動で出力し関係者へ共有するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanに登録された名刺情報をCSVで自動出力し、データ活用の手間を省きたい営業担当者の方
• 手作業での名刺リスト作成や共有に時間がかかり、コア業務に集中できないマーケティング担当の方
• Sansanのデータ連携を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている業務改善担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Sansanへの名刺登録を起点にCSVの自動出力から共有までが完了するため、これまで手作業で行っていた定期的な出力作業の時間を短縮できます
• 手作業によるリストの作成やファイルの共有が不要になるため、出力漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SansanとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Sansanの情報を基に指定のテンプレートから書類を作成します
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、作成したスプレッドシートをCSV形式でダウンロードします
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルを添付して関係者に自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」オペレーションでは、名刺情報を転記する元となる、任意の雛形（テンプレート）のファイルIDを設定してください
• また、発行した書類を格納するGoogle Driveのフォルダも、任意のフォルダIDを指定して設定することが可能です

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■注意事項

• Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Sansan】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。