Salesforceで商談が成立したら、Canvaでデザインを検索しPDFダウンロードリンクを送信する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、Canvaで資料を手動で作成し、PDFとして送付する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談成立をきっかけに、Canvaのデザインを基にしたPDFの自動生成からメールでのリンク送付まで、一連のプロセスを自動化できます。手作業による手間やミスをなくし、顧客への迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとCanvaを連携させ、商談成立後の資料送付プロセスを効率化したい営業担当者の方
• Canvaで作成したデザインからPDFを自動生成し、顧客対応を迅速化したいと考えている方
• 手作業での資料作成やメール送信に起因するヒューマンエラーを防止し、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談更新を起点にCanvaでのPDF生成からメール送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル作成やメールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な情報提供を支援します

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとCanvaをYoomと連携します
2. トリガーにSalesforceを設定し、「商談オブジェクトが登録または更新されたら」を選択します
3. 次にオペレーションで分岐機能を設定し、商談のフェーズが「成立」の場合のみ処理が進むように条件を指定します
4. 続いてCanvaの「デザインを検索」アクションで、使用したいデザインのテンプレートを検索します
5. 繰り返し処理を設定し、検索したデザインに対して後続の処理を実行します
6. Canvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションで、デザインをPDF形式で出力します
7. 次に「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、生成されたPDFのURLを取得します
8. 最後にメール機能の「メールを送る」アクションで、取得したダウンロードリンクを本文に含めて自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 最後のメール送信オペレーションでは、送信先（To, CC, BCC）を自由に設定でき、Salesforceから取得した顧客の連絡先などを指定することが可能です
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceの商談情報（顧客名、商談名など）やCanvaで生成したPDFのダウンロードリンクを変数として埋め込めます

■注意事項

• Salesforce、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。