■概要
Salesforceで新しい商談が登録された際、関係者への共有やOutlookカレンダーへの予定登録を手作業で行っていませんか？手動での情報連携は、対応の遅れや入力ミスにつながることもあります。このワークフローは、Salesforceへの商談登録をトリガーとして、指定したユーザーのOutlookカレンダーへ自動でイベントを登録します。Outlookの自動化を実現し、営業活動の初動をスムーズにすることで、機会損失を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談登録後、手作業でOutlookへ予定を登録している営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化し、機会損失をなくしたいと考えているマネージャーの方
- Outlookの自動化に関心があり、営業プロセス全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに商談が登録されると、Outlookへのイベント登録が自動で行われるため、手作業での入力や調整にかかる時間を削減できます
- 手作業による転記が不要になるため、予定の登録漏れや日時の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した商談情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するように設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報をもとにイベントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定してください
- Outlookでイベントを登録するアクションでは、通知したい担当者など、任意のユーザーIDを設定することが可能です
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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