■概要
Zendeskで管理しているチケットの進捗状況を、別途Microsoft Excelなどで管理している場合、ステータスが更新されるたびに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Zendesk上でチケットのステータスが更新された際に、自動でMicrosoft Excelの進捗管理表に情報を追記できます。Zendeskのチケットを自動更新する仕組みを構築し、更新漏れや二重入力といったミスを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとMicrosoft Excelを併用し、チケットの進捗を手動で更新している方
- カスタマーサポート業務において、Zendeskのチケット管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記をなくし、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケット情報が更新されると自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、手作業での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに更新された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、チケット情報を指定のファイルに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskとの連携設定を行う際に、お使いの環境に応じたサブドメインを任意で設定してください。
- 分岐機能では、チケットのステータスが「解決済み」になった場合のみExcelに書き込むなど、自動更新を実行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Excelに書き込む項目は、チケットIDや担当者名、更新日時など、Zendeskから取得した情報の中から必要なものを任意に選択し、割り当てることが可能です。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
